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Com o crescimento exponencial na geração de documentos em meio físico pelas empresas cresce também a necessidade de rapidez na recuperação das informações. Isto torna evidente a falta de organização e de cuidados com o armazenamento destes documentos, fazendo com que o capital intelectual das organizações rume a uma capacidade utilização cada vez menor.

O formato atual de organização de documentos é ineficiente e oneroso, acumulando custos com espaço de armazenamento, pessoal especializado, morosidade na recuperação e destruição precoce da informação.

Para solucionar os problemas com o processo atual de forma inteligente, segura e funcional, criou-se o processo de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ou como conhecido mundialmente por Enterprise Document Management (EDM), que é um conjunto de tecnologias correlatas para os processos de captura (ou conversão) de documentos físicos, gerenciamento de fluxos e armazenagem e recuperação. Estes processos são conhecidos respectivamente como Document Imaging, Workflow e Enterprise Content Management (ECM).

O uso da tecnologia de GED traz consigo algumas mudanças importantes no que diz respeito à maneiras de como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos. Ela é resultado da aplicação de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizações assim como agilizar as comunicações, e aumentar a produtividade de processos de negócios.

Na maioria dos projetos, o GED é utilizado baseando-se na tecnologia de Document Imaging, a qual compõe os processos de captura, controle de qualidade e indexação dos documentos físicos, tornando-os uma cópia fiel e inteligente do documento original. Desta maneira, o uso do documento físico passa a ser apenas legal, uma vez que a legislação de vários países (inclusive o Brasil, o qual está em fase de adaptação desta filosofia) não aceita a imagem digital de um documento como documento legal.

Outro passo fundamental do GED é a disponibilização do documento digital, o que é realizado por sistemas de gerenciamento de conteúdo. Esta a parte onde o usuário final tem contato com o GED, e por isso deve fazer parte de uma ampla análise a fim de garantir que todo o trabalho de digitalização dos documentos seja funcional e muito bem utilizado, fazendo com que o documento original seja completamente ignorado pelos usuários.

O uso do gerenciamento eletrônico de documentos tornou-se uma ferramenta de posicionamento comercial pelas organizações, uma vez que com a utilização de suas tecnologias a empresa consegue tornar-se muito mais eficiente e competitiva. As ferramentas de Workflow em GED podem otimizar fluxos de processos nas organizações deixando-os muito mais seguros, confiáveis, práticos e rápidos.

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